Você sabe o que é gestão de dados e a importância de uma boa governança para o aumento da produtividade da sua empresa? Trata-se de análise focada em absorver toda informação coletada de um grande banco de dados, para tomada de decisões empresariais, corporativas, comerciais, dentre outras.
O problema é quando você deseja analisar ou buscar alguma informação e não encontra. Ou, ainda, quando encontra, está errada. A falta de organização é um dos grandes empecilhos para a boa análise das informações da sua empresa, que pode estar perdendo potencial ou recursos importantes. E como evitar isso? Com a gestão de dados!
Neste artigo, entenderemos por que a gestão de dados e informações pode ser tão importante, e vamos explorar maneiras mais eficazes de organizar dados, através dos seguintes tópicos:
- O que é gestão de dados?
- Importância da gestão de dados
- Consequências de dados mal gerenciados
- Como melhorar a gestão de dados
Nós também queremos te mostrar como os dashboards intuitivos da Optimus podem te ajudar a melhorar a sua gestão de dados sem complicações e agilizando os seus processos diários.
Vamos nessa?
O que é Gestão de Dados?
Em poucas palavras, a gestão de dados é uma forma de reunir informações, mantê-las protegidas, acessá-las de forma rápida, eficiente e segura. Os dados são produzidos naturalmente em todos os âmbitos do trabalho. Geralmente, estes dados estão em diversas plataformas, como:
- Rede interna;
- Softwares operacionais;
- Sistemas de transação;
- Processos inbound e outbound;
- Internet;
Por isso, é essencial criar a comunicação entre todos os dados e, simultaneamente, analisá-los com suas particularidades. Isso porque dados não confiáveis acabam gerando prejuízos e podem facilitar a fraude, por exemplo. Assim, para realizar um ótimo gerenciamento e evitar qualquer tipo de problema, é preciso que o setor de TI, os demais colaboradores e, principalmente, os gestores estejam alinhados, cientes da importância da gestão e governança de dados.
O que é Governança de Dados?
A governança, junto com a gestão de dados, é uma política adotada pela empresa para identificar o que precisa ser feito com as informações coletadas. Assim, essas informações são organizadas e depois adiciona-se valores em cima deles.
Na sequência, como próximo passo, cria-se uma estratégia para a utilização dos dados e o que eles apontam, por meio da: coleta, identificação e análise. São os indicadores que podem trazer segurança e resultados positivos, baseados em ocorrências já pré-determinadas, ou mostrar a necessidade de novas atitudes para melhorar produtividade, ou resultados negativos.
Saiba qual a importância da Gestão de Dados
A gestão de dados e informações tem grande relevância para as organizações que estão com dificuldades para gerenciar a alta quantidade de informações de maneira eficiente, segura, dentro dos limites de política e regulamentação, a fim de tomar ações visando o benefício do valor dos dados e ativos de informação.
Isso é cada vez mais essencial, já que problemas de roubo de dados e segurança estão aumentando, levando a perdas financeiras, desvio de propriedade intelectual, fraude de identidade e reputações comprometidas.
Mas a importância da gestão de dados não para por aí. Ela não serve apenas para resolver problemas, mas também para identificar insights e potenciais de crescimento em cada empresa.
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Quais são as consequências de Gestão de Dados mal gerenciados?
Apenas coletar os dados sem ter uma boa gestão pode ser um verdadeiro tiro no pé. A falta de gerenciamento e governança de dados causam problemas graves, como:
Prejuízo financeiro
Esse é a principal adversidade, porque influencia em todos os listados a seguir. Ele pode ser causado por falta de segurança, processos ineficientes e gastos com armazenagem. Você perde oportunidades, o desempenho cai, seus clientes e projetos tem prejuízo, perdendo vantagem competitiva e a credibilidade da marca.
Falta de segurança
Sem gestão de dados, os hackers ou pessoas mal intencionadas do próprio negócio acessam seu banco de dados de clientes, que inclui endereços e números de cartão de crédito. Dessa forma, os clientes ficam em risco de roubo de identidade, e eles podem, assim, processar a empresa por violação de sua privacidade, o que também compromete sua credibilidade.
Custos excessivos com armazenagem de dados
A gestão de dados evita que você gaste com armazenagem dos dados. Pois, sem a limpeza, backup ou compra de espaço, a empresa corre o risco de perder dados importantes, substituindo ou excluindo informações importantes. Se isso acontece, é mais que certo que seus custos de armazenamento de dados e recursos de TI dobrem a cada ano.
Processos de fluxo de trabalho ineficientes
Os membros da sua equipe não conseguem encontrar as informações que precisam para fazer seu trabalho, porque cada departamento tem seu próprio banco de dados, e nenhum desses sistemas se comunica entre si. Além disso, sem a gestão de dados, a equipe leva muito tempo para encontrar o que precisa e cada uma acaba criando estratégias que não conversam entre si, afetando a produtividade da empresa como um todo.
Oportunidades desperdiçadas
Imagine que os representantes de vendas lutam para acessar o banco de dados de estoque, que os informa sobre a disponibilidade do produto e datas de entrega. Os concorrentes ganham vendas de você, porque eles têm acesso imediato a essas informações. E você ainda corre o risco de a empresa não ter o estoque inicialmente informado, por erro na colocação de dados, o que prejudica a produtividade.
Perda de credibilidade
Com tudo citado anteriormente, os clientes ficam frustrados, porque os departamentos não podem se comunicar de forma bem clara uns com os outros. Como resultado, a reputação e as vendas da sua organização sofrem.
Como, então, melhorar a Gestão de Dados?
É possível gerenciar suas informações através de uma plataforma de gestão de dados, como a Optimus, que é um sistema com ferramentas de software para coleta e análise de grande volume de dados e informações de uma organização. Com dashboards intuitivos e gráficos interativos, fica muito fácil entender o que realmente se passa na organização.
Dessa forma, a gestão ajuda a equipe de TI e os gestores a identificar e resolver problemas no sistema. Basicamente, melhorar as consultas no banco de dados e otimizar a sua gestão de maneira rápida e econômica.
Além disso, tenha um planejamento adequado às melhores práticas de acordo com o seu setor. A seguir, separamos algumas dicas que ajudam a aprimorar a gestão de dados:
Identificar frustrações
Faça uma lista com todos os problemas e frustrações. Assim, você sabe por onde analisar seus bancos de dados, procurando o problema certo. Em seguida, libere essa lista para seus colegas e peça para fazerem o mesmo.
Agilizar processos e sistemas
Com a sua equipe de TI, corrija os gargalos e ineficiência dos pontos da sua lista que foram identificados.
Decerto, é de grande importância manter seus arquivos e pastas organizados, bem conservados e atualizados. Ou seja, toda vez, você deverá gerenciar seus arquivos eletrônicos fazendo uma limpeza no sistema de banco de dados, excluindo todos os itens que não forem úteis de novo.
Tenha plano de ação
Após ter os problemas listados, faça um brainstorming para resolver esses impasses e monte um business case, propondo seu plano de ação. Além disso, demonstre os benefícios que isso vai gerar para a sua organização. Desse modo, a gestão de dados será mais eficiente, segura, rápida e econômica.
Como a Optimus te ajuda com uma boa Gestão de Dados?
Agora que você já entende todas as vantagens da boa gestão de dados, queremos te mostrar os benefícios de uma plataforma de gerenciamento como a Optimus BI, que utiliza o Business Intelligence para analisar informações, automatizar processos burocráticos e ter insights na palma da mão com um aplicativo intuitivo.
Com a Optimus, você tem:
- Dashboard intuitivos;
- Comunicação integrada em todos os setores;
- Solução 360º para o seu negócio;
- Relatórios e dados centralizados;
- Quadros customizados com as suas necessidades;
- E muito mais!
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